實驗室儀器設(shè)備管理主要涉及以下三個方面：

　　硬件管理

　　1.做好設(shè)備的量值溯源工作

　　為確保檢測設(shè)備量值的準確可靠，實驗室設(shè)備管理所有在用檢測設(shè)備均應(yīng)溯源到國家基準，這也是國際間相互承認測量結(jié)果的前提條件。為確保檢測數(shù)據(jù)的準確性和有效性，應(yīng)對檢測結(jié)果有影響的檢測設(shè)備進行檢定/校準，保障量值的可溯源性。

　　對儀器設(shè)備進行檢定/校準可分以下三種情況：(1)購買后首次檢定/校準：是對新購買的計量器具進行的一種檢定。(2)周期性檢定/校準：是按檢定規(guī)程規(guī)定的時間間隔和檢定程序，對計量器具定期進行的一種后續(xù)檢定。(3)維修后的檢定/校準：在周期檢定/校準有效期內(nèi)的檢測設(shè)備，在使用過程中出現(xiàn)故障、失準或維修后，應(yīng)重新進行檢定/校準。經(jīng)檢定/校準合格后方可投入使用。

　　2.做好設(shè)備狀態(tài)的標志管理工作

　　對所有儀器、設(shè)備實行標志管理。三色標志分為綠色“合格證”、黃色“準用證”、紅色“停用證”標志。合格證(綠色)表示：(1)計量檢定(包括自檢)合格者。(2)設(shè)備不必檢定，經(jīng)檢查其功能正常者(如計算機、打印機)。(3)設(shè)備無法檢定，經(jīng)對比或鑒定適用者。準用證(黃色)表示：(1)多功能檢測設(shè)備，某些功能已喪失，但檢測工作所用功能正常，且經(jīng)校準合格者。(2)測試設(shè)備某一示值范圍精度不合格，但檢驗工作所用示值范圍合格者。(3)降級使用者。停用證(紅色)表示：(1)檢測儀器、設(shè)備損壞者。(2)檢測儀器、設(shè)備經(jīng)計量檢定不合格者。(3)檢測儀器、設(shè)備性能無法確定者。

　　3.做好儀器設(shè)備的期間核查工作

　　通過期間核查評價設(shè)備計量特性，并提供測量結(jié)果相關(guān)性的滿意證明，確保設(shè)備在兩次檢定/校準之間保持其校準狀態(tài)有良好的置信度。期間核查可通過以下方式進行：一是參照設(shè)備技術(shù)資料提供的校準方法;二是參照自校規(guī)程進行檢查;三是采用標準物質(zhì)進行檢查;四是與新近計量檢定合格的同規(guī)格型號設(shè)備進行比對試驗;五是對質(zhì)量特性穩(wěn)定、均勻的備用樣品進行再檢驗;六是與先進實驗室進行比對試驗。通過期間核查可以反映出設(shè)備的漂移和穩(wěn)定性，便于及時糾正偏移。

　　軟件管理

　　1.設(shè)備操作作業(yè)指導(dǎo)書

　　對于比較精密、復(fù)雜的儀器設(shè)備，必須編制儀器設(shè)備操作使用作業(yè)指導(dǎo)書。作業(yè)指導(dǎo)書是對儀器操作過程進行的詳細描述，強化了對儀器操作過程的控制。設(shè)備操作規(guī)程內(nèi)容包括：一是應(yīng)標明結(jié)構(gòu)及工作原理(輔以原理圖或示意圖)、主要性能參數(shù)、技術(shù)性說明等所引用的相關(guān)規(guī)定或資料的名稱、資料檔案編號。二是應(yīng)標明異常情況的處理規(guī)定。比如操作過程中出現(xiàn)停電、停氣、停水情況的處理要求與規(guī)定;操作過程中設(shè)備發(fā)生故障的處理規(guī)定;故障排除記錄的填寫規(guī)定等等。

　　2.設(shè)備的維護和保養(yǎng)記錄

　　按儀器設(shè)備維護規(guī)程編寫規(guī)范要求，對在用儀器設(shè)備分別編寫規(guī)程，規(guī)程內(nèi)容包括：一是技術(shù)性能(功能)要求該部分應(yīng)給出設(shè)備主要技術(shù)性能(功能)和要求。二是通用技術(shù)要求，該部分應(yīng)給出設(shè)備的使用條件、工作環(huán)境和正常使用狀態(tài)下應(yīng)滿足的技術(shù)狀態(tài)。三是維護項目和維護方法：維護項目是指受檢設(shè)備維護的部位和內(nèi)容，維護方法是對設(shè)備檢查維護時所規(guī)定的操作方法、步驟。四是異常情況的處理。

　　有了規(guī)程還應(yīng)對在用設(shè)備進行及時的維護，及時記錄日常維護和保養(yǎng)記錄。以保證在用設(shè)備的運行正常，使之更好地為檢驗工作服務(wù)。

　　3.設(shè)備使用人員的管理

　　設(shè)備使用人員應(yīng)經(jīng)過嚴格培訓(xùn)，經(jīng)考核合格后，方可上崗。管理使用人員應(yīng)熟悉設(shè)備的結(jié)構(gòu)、性能，精通操作并能承擔(dān)一般的保養(yǎng)維修。管理使用人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如確需變動，應(yīng)做好接替人員的培訓(xùn)并嚴格交接手續(xù)。

　　4.儀器設(shè)備報廢程序

　　實驗室儀器設(shè)備因損壞無法修復(fù)、使用過久，技術(shù)性能不能滿足要求、技術(shù)落后、無維修零配件、維修費用過高、計量監(jiān)督達不到要求或其它原因無法使用時，應(yīng)以報廢處理。凡報廢的設(shè)備，應(yīng)標上明顯標志并隔離存放，或盡快進行一次性處理。在儀器設(shè)備檔案中做好報廢儀器注銷記錄。對于有些報廢的大型設(shè)備，若仍有部分利用價值，建議可提供給其它單位做教學(xué)等其它用途。

　　大型儀器設(shè)備的管理

　　1.大型儀器設(shè)備的購置

　　(1)前期論證

　　大型設(shè)備的購置論證是投資過程的重要環(huán)節(jié)，大型儀器由于技術(shù)先進且價格昂貴，若購置失誤損失必然很大，因此對大型貴重儀器設(shè)備需進行可行性論證，論證材料需含以下內(nèi)容:一是說明擬購置儀器設(shè)備對檢測需求的意義并做工作量分析(屬于更新的儀器設(shè)備應(yīng)提供原儀器設(shè)備發(fā)揮效益的情況)。二是擬購置儀器設(shè)備的先進性、適用性及合理性，包括儀器設(shè)備適用檢測范圍，所選品牌、檔次、規(guī)格、性能、價格及技術(shù)指標的合理性。三是預(yù)購儀器設(shè)備附件、零配件、軟件配套經(jīng)費及購后每年所需維護費情況。四是儀器設(shè)備工作人員配備情況、安裝場地、使用環(huán)境、共享情況、經(jīng)濟效益預(yù)測及效益風(fēng)險分析。

　　(2)供應(yīng)商評審

　　評審生產(chǎn)廠家是否有相關(guān)生產(chǎn)許可證明(如生產(chǎn)計量器具許可證)、CMC認證標志、市場占有率、價格、售后服務(wù)方式和態(tài)度，如果是進口儀器還需評審是否有進口批準書等。另外，可采用行業(yè)統(tǒng)一采購入圍的供應(yīng)商，如質(zhì)檢總局專用儀器設(shè)備交易系統(tǒng)的供應(yīng)商，可簡化許多評價工作。

　　2.大型儀器設(shè)備操作人員管理

　　大型實驗設(shè)備需有一定專業(yè)基礎(chǔ)的固定人員使用，有條件的實驗室可指定兩名操作人員。上機人除會使用儀器外，還需了解不確定度的相關(guān)知識。

　　(1)崗前培訓(xùn)。對使用人員的培訓(xùn)需提前，在儀器還在購置調(diào)研階段，就派人員到相關(guān)實驗室學(xué)習(xí)，既可讓驗收更充分，又能對設(shè)備的選型提出專業(yè)建議。

　　(2)安裝培訓(xùn)。安裝時，檢測人員要在廠家安裝工程師幫助下學(xué)習(xí)儀器購造、使用方法、保養(yǎng)方法等，特別需進行實戰(zhàn)檢驗，不能只用標準品作曲線、譜圖，有些儀器用標準品還比較穩(wěn)定，一旦使用檢測樣品，有干擾時就出問題。另外，盡可能地應(yīng)用儀器的各種功能，測定儀器的各種量值。

　　(3)取證上崗和培訓(xùn)。大型設(shè)備都需進行考核，取證上崗。有的實驗室第一次對人員取證后，就作為終身證來用，還有些實驗室頻繁更換使用人員，這些都應(yīng)避免。大型儀器設(shè)備的使用要實施考核制度，以促使專職使用人員不斷提高業(yè)務(wù)水平。檢測人員在使用儀器過程中，技術(shù)水平在不斷提高，同時疑惑也不斷產(chǎn)生，知識的持續(xù)培訓(xùn)是十分必要的。

　　(4)能力驗證。能力驗證體現(xiàn)檢驗員檢測水平，也是量值溯源、期間核查、設(shè)備檢測、項目開驗確認等有效手段。有計劃地參加大型設(shè)備檢測的能力驗證應(yīng)當(dāng)作為一項制度，實驗室比對、有證標準物質(zhì)驗證、人員比對、留樣再試都是確保大型設(shè)備性能的有效手段。

　　3.大型儀器設(shè)備的網(wǎng)絡(luò)化管理

　　隨著實驗室大型檢測儀器設(shè)備日益增加，單機版設(shè)備管理軟件無法滿足現(xiàn)實需求。提高儀器設(shè)備的管理水平，增強儀器設(shè)備的使用效率，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理是一種有效途徑。設(shè)備的網(wǎng)絡(luò)化管理涉及到兩種數(shù)據(jù)，即靜態(tài)實物數(shù)據(jù)和動態(tài)使用數(shù)據(jù)。實物數(shù)據(jù)包括設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、單價、廠家、日期等，由設(shè)備管理部門提供。使用數(shù)據(jù)包括實驗名稱、內(nèi)容、設(shè)備使用、維修記錄、完好情況等，由實驗室檢驗員提供。兩組數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)進行交互，各行其責(zé)。設(shè)備管理部門負責(zé)實物數(shù)據(jù)的建立，保證其原始數(shù)據(jù)的正確性、完整性和及時性。設(shè)備使用部門負責(zé)使用數(shù)據(jù)的建立，保證使用數(shù)據(jù)的準確性、完整性和規(guī)范性。將設(shè)備使用情況通過對數(shù)據(jù)庫的查詢統(tǒng)計，即可確定設(shè)備效益評價結(jié)果，而網(wǎng)絡(luò)平臺的維護與管理是這兩組數(shù)據(jù)的有機結(jié)合。設(shè)備管理網(wǎng)絡(luò)化的實施必將進一步促進實驗室管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化和群體化。